03.11.2020
Мария Овчинникова, эксперт по развитию системного подхода к достижению результата, консультант по переводу бизнес-процессов в digital
Еще год назад словосочетание «удаленная работа» прочно ассоциировалось с мамочками в декрете, дауншифтерами с Бали или ИТ-шниками с дредами, в кедах и футболке. Ну ладно, еще с проектными командами разработчиков. 2020-й перевернул с ног на голову доковидные представления о производительности труда, эффективности и продуктивности. Теперь удаленная работа – это часть нашей жизни, к которой мы, откровенно говоря, совершенно не были готовы. Большинство просто встали и вышли… на удаленку. А сейчас все больше предприятий и компаний уже принимают решение о том, чтобы перестроить форматы работы тех сотрудников, которые не привязаны к нахождению на конкретном рабочем месте.
Поработать на удаленке какое-то время – это не то же самое, что работать удаленно на постоянной основе. К этому важно подготовить себя и свою команду.
Верю в то, что рекомендации ниже помогут вам не наступить на те же грабли, которыми набили шишки многие руководители за последние полгода.
Рекомендация №1:
От обратного
Сначала поймите, какие околорабочие вопросы отнимают внимание ваших сотрудников на удаленке.
Дело в том, что в офисной работе есть факторы, которые оказывают положительное влияние на продуктивность команды: общее пространство, единое информационное поле, ресурсы в разном виде (даже если их нет, то их нет у всех ).
С переходом на работу в удаленном режиме эти факторы пропадают. И появляются другие – оказывающие обратное влияние на производительность.
Для того, чтобы говорить о повышении или сохранении эффективности, важно сначала ответить себе на 3 вопроса:
• с какими сложностями столкнулись ваши люди, выйдя на удаленку?
• к влиянию каких факторов вы, как руководитель, оказались неподготовленным?
• как вы решали эти задачи и остались ли довольными решением?
Рекомендация №2:
Рабочее пространство
Будем честны: ваши сотрудники работают в удаленном режиме не в оснащенном коворкинге, а в собственном доме. Обстановка, в которой они находятся, может существенно влиять на продуктивность их работы: требующие внимания дети, разные графики работы с членами семьи, необходимость «делить территорию» рабочей зоны с кем-то еще. И да, вы с этим мало что можете сделать. Но вы способны обсудить наиболее приемлемые периоды времени работы сотрудника. В конце концов, вам нужно, чтобы были отработаны часы или нужен результат к определенному сроку?
Рекомендация №3:
Единое информационное поле
Есть информация, которая нам, как руководителям, кажется незначительной, но сотрудники ею живут, собирают из разных источников и таким образом формируют свою картину о компании.
В офисе они ходили на обед с коллегами из соседнего отдела, пересекались в перерывах и на перекурах с сотрудниками других подразделений. В конце концов, просто вместе обедали и обсуждали последние новости. На удаленке же количество источников информации существенно сокращается. Делитесь тем, что знаете сами, помогайте команде удерживать единое информационное поле. И это касается не только рабочих задач вашего подразделения.
Организуйте общий чат, если его еще не было. Делитесь в нем новостями и результатами работы. Введите традицию каждый понедельник рассказывать друг другу в первый час работы о том, что интересного и важного произошло за прошлую неделю и выходные. Создайте «копилку вопросов», куда ваши сотрудники могут отправить волнующие их вопросы, чтобы получить на следующем собрании ответы. Проводите регулярные рабочие собрания в online-формате.
Когда мы говорим об организации работы людей в удаленном режиме, особенно важно помнить о трех плоскостях
Физиология: Все, что вы знаете о трудовой мотивации, работает на удаленке ровно так же, как и в офисе. Неудовлетворенные гигиенические потребности отвлекают человека от концентрации на задачах. И речь сейчас даже не о сне, разнице часовых поясов или питании, речь о том, насколько вашему сотруднику физически комфортно выполнять свою работу. У него есть оборудованное рабочее место (письменный стол, тихая комната, офисный стул)? В каких условиях достигает результата ваш сотрудник и что вы можете сделать, чтобы их улучшить? Может быть, корректировка графика работы, о котором написано выше, позволит человеку не ютиться на неудобной табуретке на кухне, подготавливая важные расчеты к защите проекта? Возможно, ваша компания может обеспечить доставку компьютерного кресла с рабочего места сотрудника, заказать подставку под ноутбук и коврик для мыши. Поговорите с сотрудниками, что их волнует в этом вопросе и как вы можете помочь.
Психология: В добавление к важности формирования единого информационного пространства с удаленной командой стоит сказать об обратной связи. Она нужна чаще. О сроках, о критериях ожидаемого результата, о корректировках, об ответственных, об изменениях в контексте.
Поэтому при работе в удаленных и проектных командах сформировался Agile-подход и такая методика, как Scrum.
В условиях информационной недостаточности ряду сотрудников свойственно уходить в две крайности: «Черт, мне не говорят, хорошо или плохо я работаю, меня уволят!» и «Раз молчат, значит, забыли про задачу, можно и не делать». Обратная связь о том, какие стоят задачи, какие предпосылки их возникновения, на что повлияет и какими метриками будет измеряться результат – это must have для удаленной работы. Разговаривайте со своими людьми об их результатах и зонах роста, обсуждайте возможности для развития компетенций, проговаривайте критерии, по которым происходит оценка их результативности, помогайте освоить новые незнакомые инструменты, нужные для удаленной работы. Конечно, все это важно делать не только на удаленке. Но в удаленном режиме это надо делать чаще. Это залог ответственности и спокойствия вашей команды.
Не бойтесь, что увеличение числа встреч и совещаний отнимут время от работы. Не отнимут, когда вы четко будете понимать их формат, цель и объясните сотрудникам их роль. Частые калибровки по промежуточным результатам – это одна из лучших рекомендаций по повышению эффективности работы удаленных команд. Не верите мне, поверьте 30-летнему опыту работы тысяч проектных команд
Технологии: Даже если прямые обязанности сотрудников раньше не предполагали использование онлайн-инструментов или специфических программных продуктов, организация работы в удаленном режиме требует их освоения.
Как померять производительность сотрудников, когда я их не вижу? Как удерживать внимание в онлайне? Такими вопросами задаются почти все руководители. Кроме стандартных платформ, которые используются для видеозвонков (Zoom, Skype) существуют инструменты, которые позволяют не только встречаться в онлайне, но и совместно работать.
Miro – бесконечная онлайн-доска для отображения идей, хода проектов, структурирования больших объемов информации, совместных мозговых штурмов.
Trello – незаменимый онлайн-ресурс для тех команд, в которых работа каждого тесно связана с результатами работы остальных. Позволяет вести списки задач и проектов нескольких людей, назначать ответственных и задавать сроки, формировать чек-листы и отслеживать их выполнение.
Microsoft Teams – комплексное программное решение для работы команд, включающее в себя все возможности MS Office, синхронизацию календарей. Все возможности коротко перечислить невозможно, поскольку Teams позволяет в режиме одного окна включить в работу команды свыше 250 приложений, включая Zoom, Miro и Trello.
Мария Овчинникова, эксперт по развитию системного подхода к достижению результата, консультант по переводу бизнес-процессов в digital
Еще год назад словосочетание «удаленная работа» прочно ассоциировалось с мамочками в декрете, дауншифтерами с Бали или ИТ-шниками с дредами, в кедах и футболке. Ну ладно, еще с проектными командами разработчиков. 2020-й перевернул с ног на голову доковидные представления о производительности труда, эффективности и продуктивности. Теперь удаленная работа – это часть нашей жизни, к которой мы, откровенно говоря, совершенно не были готовы. Большинство просто встали и вышли… на удаленку. А сейчас все больше предприятий и компаний уже принимают решение о том, чтобы перестроить форматы работы тех сотрудников, которые не привязаны к нахождению на конкретном рабочем месте.
Поработать на удаленке какое-то время – это не то же самое, что работать удаленно на постоянной основе. К этому важно подготовить себя и свою команду.
Верю в то, что рекомендации ниже помогут вам не наступить на те же грабли, которыми набили шишки многие руководители за последние полгода.
Рекомендация №1:
От обратного
Сначала поймите, какие околорабочие вопросы отнимают внимание ваших сотрудников на удаленке.
Дело в том, что в офисной работе есть факторы, которые оказывают положительное влияние на продуктивность команды: общее пространство, единое информационное поле, ресурсы в разном виде (даже если их нет, то их нет у всех ).
С переходом на работу в удаленном режиме эти факторы пропадают. И появляются другие – оказывающие обратное влияние на производительность.
Для того, чтобы говорить о повышении или сохранении эффективности, важно сначала ответить себе на 3 вопроса:
• с какими сложностями столкнулись ваши люди, выйдя на удаленку?
• к влиянию каких факторов вы, как руководитель, оказались неподготовленным?
• как вы решали эти задачи и остались ли довольными решением?
Рекомендация №2:
Рабочее пространство
Будем честны: ваши сотрудники работают в удаленном режиме не в оснащенном коворкинге, а в собственном доме. Обстановка, в которой они находятся, может существенно влиять на продуктивность их работы: требующие внимания дети, разные графики работы с членами семьи, необходимость «делить территорию» рабочей зоны с кем-то еще. И да, вы с этим мало что можете сделать. Но вы способны обсудить наиболее приемлемые периоды времени работы сотрудника. В конце концов, вам нужно, чтобы были отработаны часы или нужен результат к определенному сроку?
Рекомендация №3:
Единое информационное поле
Есть информация, которая нам, как руководителям, кажется незначительной, но сотрудники ею живут, собирают из разных источников и таким образом формируют свою картину о компании.
В офисе они ходили на обед с коллегами из соседнего отдела, пересекались в перерывах и на перекурах с сотрудниками других подразделений. В конце концов, просто вместе обедали и обсуждали последние новости. На удаленке же количество источников информации существенно сокращается. Делитесь тем, что знаете сами, помогайте команде удерживать единое информационное поле. И это касается не только рабочих задач вашего подразделения.
Организуйте общий чат, если его еще не было. Делитесь в нем новостями и результатами работы. Введите традицию каждый понедельник рассказывать друг другу в первый час работы о том, что интересного и важного произошло за прошлую неделю и выходные. Создайте «копилку вопросов», куда ваши сотрудники могут отправить волнующие их вопросы, чтобы получить на следующем собрании ответы. Проводите регулярные рабочие собрания в online-формате.
Когда мы говорим об организации работы людей в удаленном режиме, особенно важно помнить о трех плоскостях
Физиология: Все, что вы знаете о трудовой мотивации, работает на удаленке ровно так же, как и в офисе. Неудовлетворенные гигиенические потребности отвлекают человека от концентрации на задачах. И речь сейчас даже не о сне, разнице часовых поясов или питании, речь о том, насколько вашему сотруднику физически комфортно выполнять свою работу. У него есть оборудованное рабочее место (письменный стол, тихая комната, офисный стул)? В каких условиях достигает результата ваш сотрудник и что вы можете сделать, чтобы их улучшить? Может быть, корректировка графика работы, о котором написано выше, позволит человеку не ютиться на неудобной табуретке на кухне, подготавливая важные расчеты к защите проекта? Возможно, ваша компания может обеспечить доставку компьютерного кресла с рабочего места сотрудника, заказать подставку под ноутбук и коврик для мыши. Поговорите с сотрудниками, что их волнует в этом вопросе и как вы можете помочь.
Психология: В добавление к важности формирования единого информационного пространства с удаленной командой стоит сказать об обратной связи. Она нужна чаще. О сроках, о критериях ожидаемого результата, о корректировках, об ответственных, об изменениях в контексте.
Поэтому при работе в удаленных и проектных командах сформировался Agile-подход и такая методика, как Scrum.
В условиях информационной недостаточности ряду сотрудников свойственно уходить в две крайности: «Черт, мне не говорят, хорошо или плохо я работаю, меня уволят!» и «Раз молчат, значит, забыли про задачу, можно и не делать». Обратная связь о том, какие стоят задачи, какие предпосылки их возникновения, на что повлияет и какими метриками будет измеряться результат – это must have для удаленной работы. Разговаривайте со своими людьми об их результатах и зонах роста, обсуждайте возможности для развития компетенций, проговаривайте критерии, по которым происходит оценка их результативности, помогайте освоить новые незнакомые инструменты, нужные для удаленной работы. Конечно, все это важно делать не только на удаленке. Но в удаленном режиме это надо делать чаще. Это залог ответственности и спокойствия вашей команды.
Не бойтесь, что увеличение числа встреч и совещаний отнимут время от работы. Не отнимут, когда вы четко будете понимать их формат, цель и объясните сотрудникам их роль. Частые калибровки по промежуточным результатам – это одна из лучших рекомендаций по повышению эффективности работы удаленных команд. Не верите мне, поверьте 30-летнему опыту работы тысяч проектных команд
Технологии: Даже если прямые обязанности сотрудников раньше не предполагали использование онлайн-инструментов или специфических программных продуктов, организация работы в удаленном режиме требует их освоения.
Как померять производительность сотрудников, когда я их не вижу? Как удерживать внимание в онлайне? Такими вопросами задаются почти все руководители. Кроме стандартных платформ, которые используются для видеозвонков (Zoom, Skype) существуют инструменты, которые позволяют не только встречаться в онлайне, но и совместно работать.
Miro – бесконечная онлайн-доска для отображения идей, хода проектов, структурирования больших объемов информации, совместных мозговых штурмов.
Trello – незаменимый онлайн-ресурс для тех команд, в которых работа каждого тесно связана с результатами работы остальных. Позволяет вести списки задач и проектов нескольких людей, назначать ответственных и задавать сроки, формировать чек-листы и отслеживать их выполнение.
Microsoft Teams – комплексное программное решение для работы команд, включающее в себя все возможности MS Office, синхронизацию календарей. Все возможности коротко перечислить невозможно, поскольку Teams позволяет в режиме одного окна включить в работу команды свыше 250 приложений, включая Zoom, Miro и Trello.